Prosessien mallintaminen -ohjelma.
Organisaation laajuisen prosessimaisen toimintatavan rakentaminen kannattaa aloittaa tunnistamalla asiakkaansa, niin ulkoiset kuin sisäisetkin, ja näiden toiminnot. Tämän jälkeen määritetään ydinprosessit ja niiden tuottama lisäarvo asiakkaalle.
Ydinprosessit ja niitä tukevat tukiprosessit muodostavat organisaation prosessikartan. Prosessikartan avulla luodaan yhteisymmärrys siitä, mitkä prosessit kannattaa priorisoida kehittämiskohteena. Keskittymällä ydinprosessien kehittämiseen keskitytään samalla asiakaslähtöiseen toiminnan kehittämiseen eikä resursseja hukata parantamalla toimintoja, jotka eivät tuota lisäarvoa asiakkaalle.
Prosessikartan kuvaamisen jälkeen vahvistetaan kehitettävät prosessit ja yhteinen mallinnustapa niiden kuvaamista varten. Usein käsitys prosesseista ja niiden johtamisesta ei ole yhtenäinen. Jos organisaation yksiköt hallitsevat toimintaa, ei koko organisaation kattavaa käsitystä prosesseista pääse syntymään. Kehitystyö aloitetaan aina mallintamalla prosessien nykytila, jotta kaikilla osallistujilla on yhteinen käsitys kokonaisuudesta.
Kaikki prosesseihin liittyvä kriittinen tieto; kuvaukset, dokumentit, mittarit ja resurssit linkitetään osaksi prosessimallia. Mallintamisen jälkeen prosessi julkaistaan sovituille henkilöille kommentoitavaksi, minkä tuloksena syntyy prosessin nykytilan kuvaus, siihen liittyvät kehitysideat ja -tarpeet sekä suunnitelma toiminnallisten muutosten toteuttamiseksi.
Prosessien hallinnan ohjelman rakenne
A) Lähtötilanteen analysointi
Lähtötilanteen analysoinnin keskeisenä sisältönä on analysoida kehittämiskohteena olevan organisaation prosessien nykytilaa ja erityisesti organisaation valmiuksia prosessien kehittämistyöhön. Vaiheen tavoitteena on luoda totuudenmukainen kokonaiskuva organisaation tilasta, ja samalla valmistella pohjaa potentiaalisten ongelmien ja ratkaisuiden etsimiseen. Mitä on jo tehty ja mitä pitää nyt vielä tehdä?
B) Prosessien suunnittelu ja mallinnus
Prosessien hallintamalli on organisaation tapa hallita ja kehittää prosessejaan. Hallintamallissa kuvataan prosessiarkkitehtuuri, joka muodostuu prosessikartasta ja siinä kuvatuista ydin- ja tukiprosesseista ja niiden välisistä riippuvuuksista. Mallia rakennettaessa päätetään prosessikuvausten mallinnustavasta , dokumentoinnista sekä prosesseihin liittyvistä vastuista ja hyväksymiskäytännöistä.
Prosessien hallintamallissa määritellään seuraavat asiat:
1. Prosessiarkkitehtuuri ja prosessien rajapinnat. Yleisin tapa on piirtää prosessikartta vastaamaan organisaation rakennetta. Näin on helppo tarkastella prosessikarttaa organisaatiohierarkian mukaisesti. Lähestymistavalle voidaan luoda muita rinnakkaisia tapoja auttamaan mahdollisimman useaa löytämään etsimänsä prosessin. Organisaatiomallin asemasta voidaan käyttää esimerkiksi toimitusketjua.
Prosessiarkkitehtuuriin ja rajapintoihin liittyen määritellään lisäksi suositukset prosessien hallinnan käytännön toteutukselle. Ratkaistavia kysymyksiä ovat esimerkiksi, mitkä ovat hallittavat prosessikokonaisuudet, kuka saa tehdä muutoksia ja mitkä ovat prosessikuvausten väliset riippuvuudet.
|
2. Mallinnusohje. Prosessin mallinnusohjeessa määritellään prosessikuvausten ulkonäköön vaikuttavat asiat. Näitä ovat esimerkiksi käytettävien prosessitasojen määrä, millaisilla symboleilla asioita kuvataan sekä prosessitasoihin ja -symboleihin liitettävät taustatiedot. Mallinnusohjeessa sovitaan myös prosessikuvaukseen liittyvät dokumentinhallinta-asiat, kuten mitä ja millaisia dokumentteja kuvauksiin liitetään tai koska uudet dokumenttiversiot tulee liitää. Näin varmistetaan, että kaikista kuvauksista löytyvät samantasoisesti dokumentit. |
 |
3. Prosessien hallinta. Ajan myötä prosessikuvauksista syntyy erilaisten muutosten johdosta uusia versioita. Prosessien hyödyntäminen edellyttää prosessiversioiden hallintaa. Esimerkiksi reklamaatiotilanteessa on tärkeää tietää millaisella prosessilla tuote on aikoinaan tehty.
Onnistuneeseen versiohallintaan liittyen on aina määriteltävä kenellä on oikeus tehdä muutoksia prosessikuvauksiin ja miten tiedotetaan prosessin muuttumisesta. Prosessien tuleva kehittäminen varmistetaan sopimalla, miten prosessien kehittämisideat kirjataan ja käsitellään.
4. Prosessikuvausten käyttöönotto ja kommunikointi ovat kaikkein tärkeimmät edellytykset onnistuneelle prosessien johtamiselle. Ennen prosessikuvausten viestimistä ja käyttöönottoa on varmistettava, että niiden taso on riittävä.
C) Valmennukset ja organisointi
Valmennusvaiheessa käydään läpi prosessitoiminnan organisaatiolle tuomat uudet asiat. Mikä on esim. prosessin omistajan tehtävät ja vastuut jne. Organisaatiolle on myös varattava riittävästi aikaa oppia aidosti hyödyntämään prosessijärjestelmää jokapäiväisessä työssään. Koulutukset kannattaa ajoittaa koko kehitysprojektin ajalle, alusta loppuun.
D) Käyttöönotto ja mittaaminen
Tässä vaiheessa päätetään käyttöönoton mallista, tavasta ja laajuudesta. Tarvitaanko mahdollisesti pilotointia, toteutetaanko muutokset vain tietyissä prosesseissa vai koko organisaatiossa kerralla.
Prosessien mittaaminen tuo edellytykset myös prosessien parantamiselle. Mittaamisessa keskitytään tekijöihin, joita muuttamalla tai parantamalla voidaan vaikuttaa prosessien suorituskykyyn. Tyypillisiä mitattavia asioita ovat läpimenoaika, virtaus, jalostusarvo, hävikki, kustannukset, virheet, poikkeamat ja asiakaspalautteet.
E) Jatkuva parantaminen
Mitattujen asioiden ja mittaustulosten analysoinnilla luodaan edellytykset toiminnan parantamiselle.
Tulee kuitenkin muistaa, että mittaritieto itsessään ei johda vielä toimenpiteisiin, vaan tulee olla riitävän selkeästi määriteltynä kuka reagoi ja miten reagoidaan mittariston tuottamiin tuloksiin ja niiden muutoksiin.
Kehitystyö huipentuu parannusehdotusten käyttöönottoon tai ongelman poistamiseen, ja sitä kautta paremman suorituskyvyn saavuttamiseen.
Prosessien hallinnan ohjelmasta saavutettavat hyödyt
- Kannattavuus paranee
- Asiakastyytyväisyys paranee
- Säästetään kustannuksissa, koska keskitytään oikeisiin asioihin
- Henkilöstön motivaatio paranee
- Vastuunjako selkiytyy
- Toimintaohjeet selkeytyvät
- Sisäinen sähläys vähenee
- Pystytään reagoimaan nopeammin toimintaympäristön muutoksiin
- Mittaamisen kautta saadaan analysoitua tietoa jatkuvaa kehittämistä varten
- Kommunikointi paranee
Lisätietoja Prosessien mallintaminen -ohjelmasta myös puh. 09 - 6963 480 tai yhteydenottolomakkeella
Lue lisää kuinka voit kehittää prosessijohtamisen tuloksellisuutta:
Prosessien kehittämisen ohjelman avulla prosessienne toimivuus paranee Lue lisää ohjelmasta
Strategian jalkauttaminen ja prosessikoulutus. Lue lisää koulutuksista
EnterQ Johtamisjärjestelmä mahdollistaa kaiken tarvittavan. Lue lisää EnterQ:sta.
Entersol - Enter Power to Management